2018年的工作空间主推基于活动的工作模式（activity-based working，ABW），公用办公桌及远程控制都成为时下热门词汇。公用办公桌是为不经常在室内的员工设立的备用工作点，也可以供那些长期在室内但需要根据任务在不同工作站间走动的员工使用。
公用办公桌有很多优点。多个员工不同时段穿插使用办公桌减少了设备成本，用最小的空间达到产出最大化；让员工充分活动起来，与各部门同事进行沟通交流，了解以往不曾接触的事物。它还是精简办公空间的好方法，员工带上便携设备就可以去到合适手头工作的地方，满足员工的不同偏好。
共享办公桌侧面也推进了工作场所的现代化进程——任何采用公用办公桌的公司肯定需要将整个商业系统上传到云端供身处异地的员工接入。这同时也给员工一定的自主权，让他们在处理工作的时候多了一份自豪感与责任感。
但公用办公桌同样也有几个弊端。除了员工不能拥有一个长期稳定的储物空间外，在没有固定位置的情况下很可能会让员工失去团队归属感。更重要的是安全问题——不同的员工在共享一台机器设备或者用便携设备在不同的地点传输数据之时，谁能保证员工个人数据能够安全存储而不泄露隐私？员工在不同地点工作的时候，如何能根据他们身处的地点和接入时间来审批他们的接入权限？
电子钥匙能解决上述问题。可编程的钥匙系统基于云端系统提供简单有效的管理保障。可编程钥匙的好处包括：减少实体钥匙丢失风险；管理经常变化的接入权限更具有灵活性；简单易安装，无须布线；方便审查跟进；节约成本。
设计良好的可编程式电子钥匙系统平均每个钥匙可使用3万次，或者3年时间（直到更换电池）。钥匙系统可以根据对象授予永久或者临时访问或存取权。这样承包商、远程办公的员工和外部服务供应商也能方便获取对应权限。在钥匙丢失的时候其对应权限可以立即电子化回收，更改权限也可通过编程设备甚至直接通过手机来传输给对应的钥匙。
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